טיפים להפקת אירועים עסקיים כנסים ותערוכות

ניהול של חברה גדולה או ארגון זו אף פעם לא משימה קלה ולאורך השנה יש הרבה מאוד משימות שאיתן צריך להתמודד. לכן ברור מדוע גם אתם, כמו כל מנהל אחר של ארגון, חברה או עסק, רוצים לעשות את העבודה שלכם על הצד הטוב ביותר. אחד מהמאפיינים של עסקים גדולים זה שלפחות פעם בשנה הם מפיקים כנסים, אך השאלה היא מה אתם באמת יודעים על הפקת כנסים ואיך נכון יהיה לעשות זאת? האמת היא שלא מדובר על משימה קלה ולכן כדאי שתעיינו במאמר שלפניכם כי הוא כולל את כל הטיפים הכי חשובים שיהפכו את האירוע הקרוב שלכם להצלחה מסחררת ובלתי נשכחת.

רשימת הציוד שלכם

כאשר מדברים על הפקת אירוע עסקי מדברים על משימה מורכבת ולכן הטיפ החשוב ביותר שנוכל לתת לכם הוא לא להתחיל את ההתעסקות עם הנושא הזה ברגע האחרון. זה לא משנה אם מדובר על הפקת כנס, על הפקת תערוכה או על הפקה של כל חגיגה חשובה אחרת כי בכל מקרה ככל שיהיה לכם יותר זמן להתעסק בפרטים השונים כך ההצלחה תהיה גדולה יותר. הטיפ השני יהיה לבחור את המקום המושלם כי אין חשוב מזה. השאלה האם המקום שבו אתם עורכים כנס או אירוע עסקי יפה ומעוצב תשפיע בצורה מהותית ביותר על דעת הקהל וזה מה שיקבע האם האירוע הצליח. לכן אנחנו ממליצים לכם לראות מספר מקומות שיכולים להיות רלוונטיים ולבדוק שאתם לא בוחרים מקום שיהיה גדול או קטן מידי ביחס למספר המוזמנים שלכם.

שימו לב לכל הפרטים
עוד טיפים שניתן שצריך להתייחס אליהם כשמדברים על הפקת אירועים עסקיים או על הפקת כנסים זו השאלה איך אנחנו מעצבים את המקום עצמו. ממש כפי שתשקיעו לא מעט מחשבה בכל מה שקשור לתחום של עיצוב ביתן בתערוכה, כך גם חשוב להשקיע מחשבה בעיצוב האולם שבו יתקיים הכנס שלכם. איזו אווירה אתם רוצים שתהיה במקום? האם אתם חושבים שתוכלו לעצב לבד את האולם או שאולי עדיף יהיה להזמין את המומחים בתחום ולתת להם לטפל בעניין? בנוסף לעיצוב עצמו כדאי יהיה לשלב גם מספר מוצרי פרסום שתוכלו לחלק לאורחים שלכם כי מוצרי פרסום יכולים לשרת אתכם נאמנה.

החליטו מראש מה התקציב שלכם לעניין
בין אם אתם רוצים להפיק היום תערוכה חשובה ובין אם אתם חולמים על כנס עסקי שיוכל לתרום לא מעט למשתתפים בו אתם חייבים להבין שלא מדובר על הוצאה כלכלית קטנה. בדרך כלל הפקה של כנסים זה משהו שצריך להתכונן אליו מבחינת ההוצאות ולכן לא כדאי שתתעלמו מנושא העלויות. הדרך הטובה ביותר שתמנע מכם להיכנס להוצאה כלכלית שאח"כ לא תדעו איך להתמודד איתה זה אם תחליטו מראש על כמה עומד התקציב שלכם. האם אתם רוצים לשלם מחיר מופקעים רק כדי ליצור את הכנס הכי מדובר ויפה שיש? או שאולי גם כנס פשוט יותר יוכל להתאים לכם? אין סיבה שבגללה אתם צריכים לאתגר את עצמכם יתר על המידה וכדאי לזכור שלא תמיד כשמוציאים הון עתק על כנס או על תערוכה זה גם אומר שהתוצאה הסופית תהיה טובה יותר.

עיצוב ותפאורה

חשוב להשקיע בנראות העמדה בה מציגים את שירותי או מוצרי החברה, עיצוב ביתני תצוגה בתערוכות הוא נושא חשוב וכשמדברים על תצודה בכנס או תערוכה מתכוונים לעמדת "טראס" שזו בעצם  העמדה והאיזור בו אתם ממוקמים בכנס או בתערוכה. טראס הוא מרכיב חשוב וניתן לעצב אותו בהתאמה אישית, בכל מידה ובכל צורה אפשרית.

לבסוף, עם מעולם לא התמודדתם עם משימת הפקת אירוע חשוב כל כך, בהחלט יכול להיות שפניה אל המומחים בתחום והזמנת שירותי הפקת אירועים זה משהו שכדאי לכם לשקול. כך הצלחת האירוע תהיה מובטחת כבר מהשנייה הראשונה וזה שווה את ההשקעה.